Как вести для себя учет деятельности и базу в машинной вышивке? | EMBROIDERY-DIGITIZING.RU

Специализированный софт для ведения базы по работе с клиентами в машинной вышивке. Какой бывает. И где взять качественный?

У меня сейчас уже возникает настоятельная потребность вести учет своей деятельности лично для себя, чтобы не забывать, кому и что я делаю, за сколько и т.д.. В том плане, что неплохо бы было иметь какую-то единую базу по клиентам и выставленным им счетам. Причем еще хотелось бы, чтобы в этой базе содержалась бы вся-вся возможная информация:

  1. По клиентам и их контактам и реквизитам
  2. По произведенным работам, их датам, суммам, трудоемкости
  3. По дизайнам
  4. По вышивальным расходникам
  5. По сами изделиям, на которых приходится вышивать.
  6. И т.д., и т.п.

Ну, вообще база всего, что только необходимо для понимания ситуации и планирования дальнейшей стратегии развития.

У меня также есть мечта, чтобы с помощью подобной базы можно было бы:

  1. Формировать счета, пусть даже и не по всем правилам бухгалтерского учета, но на основе которых можно было бы сделать правильный бухгалтерский счет.
  2. Ставить разного рода напоминалки
  3. Отправлять почту с документами, вообще вести переписку так, чтобы она сохранялась в базе по конкретному проекту сразу
  4. Подгружать в эту базу тех задания на просчет от клиентов с картинками и описаниями.
  5. Да, по сути, много чего хочется, всего прямо сразу не перечислишь.

Еще неплохо бы иметь такую модуль внутри базы, который помогала бы мне определятся с выставляемой клиенту ценой, исходя из какого-нибудь алгоритма. Тем более, что алгоритмов расчетов себестоимости вышивки можно найти очень много – выбирай по вкусу и считай. Но мне хочется, чтобы цена считалась автоматически по вводимым параметрам и на работу по программированию, и вышивке, и учитывало бы расходные материалы типа ниток, стабилизаторов и прочего, учитывая постоянно меняющихся цены. Чтобы в базе это отражалась информация о той цене, которая была выставлена клиенту и той, которая реально получилась на деле.

То, что это не так уж и просто для меня определится с ценой работы уже неоднократно писала. Ну вот хотя бы тут:

Мой расчет цены на вышивку

Расчет себестоиомости расходных материалов

Как оценить работы по вышивке верно

Мы за ценой не постоим

Я прекрасно понимаю, что подобная программулина, как я ее себе представляю, не существует. Зато существует масса разнородных табличек, созданных в экселе, которые каждый подстраивает сам под себя и свои нужды – бизнес-то у всех разный. Беда только в том, что эти таблицы не отражают всю ситуацию в целом, так как зачастую являются отдельными по каждому проекту, не связанными со всеми остальными.

Чтобы забабахать такую табличку на основе хотя бы средств офиса от Майкрософта, связав базы данных и расчеты, нужно вложиться в труд программиста, причем очень неплохо вложиться. Обращаться к кому-то – накладно, а пытаться делать самому – не факт, что результат будет достигнут, ведь для создания такого сервиса требуются хорошие знания в другой области. Потому полезла я искать созданную уже кем-то специализированную под вышивальщиков программу, которая хотя бы как-то облегчала дело учета.

Сначала я напала на вот эту дешевенькую программку, ориентированную именно на вышивальщиков, позволяющую определится с ценой работы под названием Crafting for Profit:

http://price4profit.co.za/

Но посмотрев видео, показывающие принципы работы, я осталась вся в сомнении необходимости покупки оной – слишком много у меня потребностей и так малы возможности этой программы, чтобы в нее вкладываться. Она считает всего лишь на основе простейшего алгоритма ваше цену на программирование тысячи стежков и вышивку, выставляет счета по базе клиентов и вроде бы все. Сложно оценить, чем хорошо программа, а чем нет, не опробовав ее в деле.

Аналог такого простенького калькулятора, только онлайн и без программирования, который считает желаемую цену за тысячу я нашла вот тут:

http://www.artisticthreadworks.com/members/images/CostAnalysis.htm

А здесь показан принцип расчета прибыли и раньше можно было скачать таблицу в эксель по расчету цены на любой вид деятельности хэндмейдера:

http://blog.ecoetsy.com/2010/11/business-tips-pricing-for-profit/html

По идее, на основе описания можно составить что-то свое. Но это, опять же, одна сторона медали, решения только кусочка задачи.

Пока рыскала по интернету, наткнулась также на интереснейший онлайн калькулятор расчета прибыли для тех, кто торгует на сторонних интернет площадках типа ebay, etsy и т.д. Для всех кто в теме, даю ссылку:

https://salecalc.com/

Но вернусь к моим баранам. Меня интересует готовый софт, которые позволит мне облегчить учет и повседневные будни бизнеса.

Нашла я тут одну программулину. Называется она Pricelist Professional. Заточена она конкретно на принтистов и/или вышивальщиков и стоит внушительную сумму – 500-600$. В зависимости от потребности.

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 00

Хорошо, что покупать ее не надо, как кота в мешке, а можно скачать демоверсию, чтобы определиться в пригодности продукта. Кто интересуется, качаем тут:

https://smrsoftware.com/registerprcpro.php

Соблазн велик посмотреть, что же там такое предлагают интересное и полезное за немалую сумму, я качаю и ставлю:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 01

Программа запускается и перед работой необходимо ввести регистрационный код или продолжить в режиме демоверсии:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 02

Выбираем Run Pricelist Pro Without Registering, входим. Интерфейс минимален:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 03

Описывать менюшку я не буду, так как она почти полностью дублируется иконками, а разберу только самое для меня интересное, собственно то, за чем я это скачала – калькулятор:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 04

Щелкаем, получаем окошко для примерного расчета стоимости дизайна:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 05

Здесь доступно 4 строчки текста простым шрифтом или прописным, типа от руки, размер можно указать. Также можно залить задний фон за текстом, указав его размер, покрытие, соотношение сатинов и татами. По кнопке Compute, исходя из заданногов программе алгоритма считается количество стежков.

При нажатии кнопки Quote вылезает окошко с адресатом (клиентом), для которого производится расчет:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 06

Эта же кнопка продублирована иконкой:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 11

Это простая форма поиска по базе клиентов. Тут в ней можно посмотреть всю базу сразу:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 13

И добавить нового заполнив его данные:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 18

При нажатии кнопки Continue в форме поиска по списку клиентов (Find Customer) появляется форма для заполнения детальной информации по конкретному рассчитанному заказу со множеством вкладок с инфой по клиенту, с деталями счета, по дизайну и вышиваемому изделию:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 29

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 30

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 31софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 32

 

При нажатии Fast Quote в калькуляторе, что продублировано иконкой софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 14 , появляется окошко с расширенными параметрами для расчета цены, такими как количество цветов в дизайне, количество обрезок, скорость вышивки, выбор вышиваемого материала и т.д.:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 07

В этой же форме при нажатии кнопки Confidential появляется окошко с уже рассчитанной системой прибылью и трудозатратами на производство:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 08

Вот в принципе и весь калькулятор.

Далее идет иконка по составлению прайса:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 09

Нажимаем, получаем окно для просмотра прайса на вышивку определенного типа изделий:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 10

Поиска по базе клиентов реализован через иконку и появляющееся окошко:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 15софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 16

Схема работы с этим листом, такая же, как и описано выше.

Отдельно в базу можно завести нового клиента, нажав просто на кнопку:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 17

Редактировать и удалять заказчиков можно воспользовавшись вот этими кнопками:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 19

Ввод в базу новых изделий идет через  кнопку  софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 33и соответствующее ей окно:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 20

Редактирование и удаление базы изделий через эти кнопки:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 21

Далее можно выслать письмо прямо напрямую из этой программы воспользовавшись кнопкой  софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 22и заполнив необходимое в окне:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 24

Можно создать отчет о продажах:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 24

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 25

И распечатать его при необходимости.

Ну и конечно же можно посмотреть отчет по обратным звонкам по заказам , которые должны были сделать менеджеры:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 26

Воспользовавшись меню Utilities можно немного настроить программу под себя:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 34

Особенно интересен пункт Embroidery Setup:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 28

 

 

 

Здесь можно внести или отредактировать контактные данные своей компании, ввести информацию по машине (количество голов, скорости и т.д.), ввести финансовые составляющие для расчета прибыли, подредактировать алгоритм расчет стежков:

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 35

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 36

софт для машинной вышивки по формирования прайс листа 37

Итого: в общем-то, при пристальном рассмотрении эта программка не такая плохая, как мне показалось с первого взгляда. Но ее все равно недостаточно для полного учета деятельности, как я его себе представляю на сегодняшний момент. Да и цена все-таки кусается.

Наверное, каждый, кто занимается бизнесом рано или поздно приходит к необходимости создания базы данных под свой бизнес, потому что все держать в голове невозможно, а рыскать по бумажкам, ежедневникам и папкам в компе иной раз нерезультативно – что-то теряешь, что-то просто не находишь. Или я одна такая? Как вообще вы ведете свой учет? Поделитесь опытом, пожалуйста.

Комментарии к записи "Специализированный софт для ведения базы по работе с клиентами в машинной вышивке. Какой бывает. И где взять качественный?"
Оставить комментарий
  1. Больше работаем на себя, поэтому заказы делаю редко. Записываю в блокнот: клиента, дизайн, сумму заказа, цвета ниток. Сумму обязательно. Когда повторно обращаются, всегда забываешь сколько брал. Если будет много заказов, первым делом создам таблицу в Эксель.

  2. Тоже ведём блокнот, в котором пишем дату,клиента, заказ и цены. Для безнальщиков ведём учёт в 1С. (в принципе 1С и можно "запилить" под любой расчёт), оттуда же и счета и документы по бухгалтерии. Плюс к этому на рабочем компе дизайнера есть папка заказы. В этой папке лежат папки с названиями клиентов, там соответственно дизайны в нужных форматах, текстовый документ с описанием используемых при вышивке ниток и их кодов и прочая инфа, ну и PDF файл дизайна для оператора машины. В принципе на данном этапе нашего развития нас эта схема устраивает. В дальнейшем просто "запилим" 1С. Вплоть до того, что будем в неё загружать дизайн в формате EMB откуда и будут видна вся технологическая информация.

    • Константин, спасибо за подсказку о 1С - действительно очень дельная мысль, ведь там есть хороший функционал хотя бы для ведения базы по контрагентам и изделиям, соответсвенно их счетам, а если приложить энное количество усилий, то можно и под себя формы сделать необходимые и для расчетов, и вообще для всего. Вот так всегда у меня - очевидное не вижу. Надо будет мне подумать и обсудить со знающими людьми этот вопрос.

  3. Обратите внимание на программу "THE MACHINE QUILTERS BUSINESS MANAGER"
    http://www.eurekadocumentation.com/, ее используют кто стегает квилты на лонгармах.

    • Tanya, посмотрела видео демонстрацию по этой программе, показалось, что программа весьма интересная сразу видно, что разрабатывал ее человек, кто очень хорошо понимает специфику производства квилта - все-все учтено до самых мелочей. Да и цена не кусачая. Но все же это не для машинной вышивки, как мне показалось. Но ее можно использовать для таких вышивальных производств, которые занимаются вышивкой штор по индивидуальным заказам. Почти идеальная программа для них, я даже себе это предсавляю, как это работало бы хорошо. Я бы хотела иметь что-то подобное но заточенное именно под машинную вышивку, чтобы там тоже, как и в этой программе, были учтены все мельчайшие нюансы.

      • Может Quickbooks попробывать?

        • Tanya, я пользуюсь российским аналогом контур.эльба, только там на банки не завязано, чтобы автоматически учитывать приход-расход, либо у меня тарифт такой облегченный. Quickbooks и контур.эльба, на вскидку, весьма похожи, просто наш приближен к реалиям нашим. И опять-таки этого не хватает, потому что половина информации по проектам остается у меня в компе и никак не завязана с веб-приложением в интернете и обще картины и базы данных нет. Опять серединка на половинку получается.

  4. Приветики! Вставлю свои 5 копеек!

    Качественный софт это тот , который действительно сделан под твой бизнес. Взять чей то и приладить - это уже будет удобоваримый софт. Можно протянуть общие линии между своим и чужим бизнесом и присттроить чужое к своему, но... все время будет что -то не так. А самое главное, когда бизнес еще не устоялся, хочется столько всего поменять по ходу! Из моего опыта. Создавала когда единую систему (софт) для взаимодействия подразделений в моем бизнесе. Активно пользовалтсь мы им пару лет, а потом забросили, потому как появилось много нового, что уже не вписывалось в рамки нашего софта и... мы его "похоронили".

    Выход из положения - пользоваться унифицированными базами данных для общепринятых операций, а для уникальных вещей - вести базу клиентов и инфы по заказам, дизайнам и пр. на компе и... завести бумажные папочки по клиентам, складывать туда отшитые образцы, цены и пр. инфу. Зачем это делать? А все -равно ведь надо где-то и как то хранить копию информации с компа. Можно BackUp делать, конечно. Но усилий, уверяю, что будет столько же! Проблемка лишь в том, что сия процедура требует места для хранения... и потому у меня только некоторые клиенты "живут" в папочке 🙂

    • Люба, как всегда ты добавляешь в обсуждение свежий взгляд опытного человека 🙂 Я полностью согласна с тобой, что нужно делать под себя, иначе все время будет что-то неустраивать и чего-то не хватать. Вот ты говоришь - вы забросили свой софт, хотя активно пользовались, а я вот все равно хоче попробовать что-то сделать свое, пусть это будет дубовое и совсем не профессионально сделаное, потому что для моей специфики папочки, которые реально работают всегда и везде - не вариант. У меня практически нет повторяющихся заказов и повторных обращений - у меня сувенирка на заказ, очень индивидуальная и очень одноразовая. А потому держать в папаках инфу, которая мне никогда не пригодится, то это да - нужно отдельное хранилище.

      Да, согласна, для общепринятых операций есть свои программки и их нужно пользовать, чего придумывать велосипед-то? Я ими и пользуюсь в по мере необходимости, но не сказать чтобы часто. Они как раз для меня не основной вопрос, хотя и важный. Но для чего я задумываюсь о своем каком-то софте: у меня есть своя коллекция дизайнов, которая используется там и сям, вот ее-то мне и хочется учитывать и хранить подобающим образом, чтобы все было под рукой. А то иной раз в поисках дизайна, который куда-то нужно вставить я трачу время, потому что нет единого удобного циркуляра со всеми данными по ним, включая не только те, что необходимы для производства, но и остальные нюансы, интересные мне для статистики. А по дизайнам на данный момент у меня есть только папочки каждому отдельная. По мере роста числа дизайнов, а количество папок по неволе начинаяют прибавляться, это уже перестает быть удобным для работы.

      Опять же мне весьма интересно собрать для себя статистику трудоемкости создания того или иного дизайна, его историю (начиная от картинки, заканчивая подбором ниток), посчитать его стоимость исходя из каки-то критериев на основе алгоритмов, которые вовсе не такие уж и бесполезные, так как учитывают множество параметров, ведь нельзя же всегда ориентироваться на очень широкое и обтекаемое понятие "справедливая цена" и т.д. Вот я и морочусь в поисках. И в итоге, перебрав разное пришла к выводу, который ты и озвучила - надо свое.

  5. Программа для большинства потребностей вышивальщиков есть на сайте заказы.org. она для рекламистов, но подойдёт и для вышивки. Мы сами пользуемся, очень удобно

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Twitter-новости

Найдите в админке сайта панель Directory News - Настройки, блок Нижний блок - Виджеты социальных сетей

Добавьте в него виджет Твиттера или виджет вашей группы в любой из социальных сетей.

Как создать виджет Твиттера, написано здесь.

Наши партнеры
Читать нас
Связаться с нами
Наши контакты

О сайте

Размышления о машинной вышивке вслух